5 تفاوت مهم نقش منشی و مسئول دفتر در شرکت ها
کسب و کارها برای پیشبرد امور اداری و کارهای مربوط به مراجعین و کارمندان، به دو نقش منشی و مسئول دفتر نیاز دارند. هرچند در برخی از موارد، وظایف مشخص شده برای استخدام منشی در تهران، بخشی از وظایف مسئول دفتر را نیز شامل می‌شود. اما این دو موقعیت شغلی، از نظر مسئولیت‌ها، حوزه کاری، پیش نیازهای استخدام و میزان حقوق با هم تفاوت دارند. در حالی که یک مسئول دفتر با عملیات داخلی سروکار دارد، منشی به طور مستقیم با مدیران و ارباب رجوع شرکت در ارتباط است، خصوصا اگر حیطه وظایف منشی شامل پیشبرد امور پذیرش نیز باشد. در این مقاله، به بررسی تفاوت بین دو شغل منشی گری و مسئول دفتر در شرکت‌ها می‌پردازیم.
شرح وظایف منشی
منشی‌ها دو نقش اساسی در شرکت دارند: پیشبرد امور مربوط به مدیران ارشد یا مدیران اداری و انجام وظایف اولیه مربوط به بخش پذیرش، معاشرت و تشریفات و روابط عمومی شرکت. استخدام منشی در تهران و سایر شهرها برای پیشبرد امور اداری مانند پاسخگویی به تلفن، برنامه‌ریزی جلسات و قرار ملاقات های شرکت، آماده کردن گزارش‌ها یا اسناد از طرف مدیران، تولید محتوا و مدیریت نامه های اداری دریافتی و ارسالی و به‌روزرسانی فایل‌ها و اسناد دیجیتالی صورت می‌گیرد. وظایف گفته شده ممکن است بسته به سازمان یا شرکت مورد نظر متفاوت باشد؛ به طور مثال، منشی‌های حقوقی مسئول رسیدگی به سوالات مشتریان قانونی هستند و منشی‌های پزشکی باید سوابق پزشکی بیماران را ذخیره و به‌روزرسانی کنند.
منشی‌ها معمولا در یک محیط اداری به صورت تمام وقت استخدام می‌شوند، اما استخدام منشی دورکار نیز در بسیاری از شرکت‌های تهران و سایر شهرها رایج است؛ چراکه این افراد می‌توانند وظایف خود را بدون نیاز به حضور در شرکت نیز پیش ببرند.
شرح وظایف مسئول دفتر
یک مسئول دفتر وظیفه نظارت و راهنمایی کارکنان در محیط اداری را بر عهده دارد. مسئولان دفتر از اهداف کاری مربوط به کل کسب و کار و بخش مورد نظارت خود آگاه هستند، بنابراین باید اطمینان حاصل کنند که تمام کارهای انجام شده توسط کارمندان با دستورالعمل‌ها، اهداف و استانداردهای تجاری شرکت مطابقت دارد. مسئول دفتر همچنین باید به بودجه‌های تعیین شده توسط بخش حسابداری پایبند باشد و انجام امور در زمان‌های برنامه‌ریزی شده را رعایت کنند.
به طور کلی یک مسئول دفتر، مسئول پیشبرد عملیات روزانه یک دفتر است. مسئول دفتر در کنار نظارت بر کارکنان، موجودی و نیازهای مربوط به لوازم و تجهیزات اداری را مدیریت می‌کند، به سوالات مشتریان رسیدگی کرده، و هر گونه مشکل مربوط به دفتر را که ممکن است پیش بیاید حل و فصل می‌کند. در شرکت‌های بزرگتر، مسئولان دفتری ممکن است مسئول مدیریت بودجه دفتر و هماهنگی رویدادهای اداری نیز باشند.
تفاوت نقش منشی با مسئول دفتر
حال که با وظایف استخدام منشی در تهران و دیگر شهرها و همچنین حیطه کاری مسئولان دفتر آشنایی پیدا کردید، در ادامه تفاوت‌های این دو را بررسی می‌کنیم. نقش منشی و مسئول دفتر از 5 جهت باهم تفاوت دارند: وظایف کاری، پیش نیازها، محیط کار، مهارت‌ها و میزان حقوق که در ادامه هرکدام از این موارد را توضیح می‌دهیم.
وظایف کاری
وظایف شغلی یک منشی بسته به شرکت و صنعتی که در آن کار می کند می‌تواند متفاوت باشد. اما معمولا مسئولیت‌های او شامل انجام امور اداری مانند تایپ کردن، نوشتن، تشکیل پرونده و ارسال ایمیل است. منشی‌ها اغلب زمان‌های کاری شرکت را مدیریت کرده و تنظیم برنامه جلسات و قرار ملاقات‌ها را برعهده دارند. آنها همچنین ممکن است تحویل و جابجایی اسناد را بین بخش‌های مختلف شرکت مدیریت کنند.
مسئولان دفتر معمولا حیطه وظایف گسترده‌تری نسبت به منشی‌ها دارند. منشی‌ها بر وظایف اداری تمرکز دارند و مسئولان دفتر بر کل امور دفتری مربوط به کارمندان نظارت کرده و رهبری و راهنمایی بخش مورد نظارت خود را برعهده دارند. یک مسئول دفتر همچنین ممکن است با انجام مصاحبه به پیشبرد امور منابع انسانی کمک کند. مسئولان دفتر بسته به شرکت و حیطه وظایف خود، ممکن است خدمات پشتیبانی فناوری اطلاعات را به تیم خود ارائه داده و به عیب یابی مشکلات سیستمی و آموزش نرم افزار ها کمک کنند.
پیش‌نیازهای شغلی
مسئولان دفتر بسته به شرکت و صنعتی که در آن استخدام می‌شوند، معمولا به داشتن مدرک کارشناسی نیاز دارند. برخی از کارفرمایان نیز کارجویان دارای مدرک کارشناسی ارشد را ترجیح می‌دهند، اما این مورد از الزامات شغلی محسوب نمی‌شود. علاوه بر این، مسئولان دفتر باید تجربه کار در محیط اداری و مدیریت کارکنان را داشته باشند. آنها همچنین باید به نرم‌افزارهای کاربردی مانندMicrosoft Office مسلط بوده و مهارت‌های ارتباطی و سازمانی عالی داشته باشند.
استخدام منشی در تهران و سایر شهرها، نیازی به داشتن مدرک تحصیلی دانشگاهی ندارد. با این حال، برخی از کارفرمایان ممکن است داشتن مدرک کاردانی یا کارشناسی در رشته مدیریت یا رشته های مختلف را از الزامات استخدام منشی اعلام کنند. علاوه بر این، منشی‌ها باید توانایی خوبی در کار با کامپیوتر داشته و بتوانند سریع و دقیق تایپ کنند. آنها همچنین به داشتن مهارت‌های نوشتاری و کلامی عالی نیاز دارند.
محیط های کاری
محل کار شما به عنوان یک منشی، از شرکت‌های بازرگانی گرفته تا مطب و آرایشگاه‌ها، تنوع زیادی دارد. منشی‌ها در طول روز با همکاران خود و مراجعان به صورت تلفنی و حضوری تعامل دارند. همچنین ممکن است برای جلسات یا رویدادها به مکان‌های مختلفی سفر کنند.
مسئولان دفتر اغلب در محیط‌های اداری فعالیت کرده، در مقایسه با منشی‌ها نقش مدیریتی‌تری داشته و اغلب اوقات خود را در دفتر می‌گذرانند. با این حال، برخی از مسئولان دفتر ممکن است وظایف دیگری داشته باشند که آنها را ملزم به سفر به مکان‌های مختلف کند.
مهارت‌ها
هم مسئولان دفتر و هم منشی‌ها نیاز به داشتن اعتماد به نفس و مهارت‌های ارتباطی قوی دارند. افراد در هر دو نقش، به عنوان رابط بین بخش خود و سایر بخش‌های داخل شرکت و همچنین بین شرکت و مشتریان یا فروشندگان خارجی عمل می‌کنند و از این جهت داشتن مهارت‌های ارتباطی برای ورود به این دو موقعیت شغلی یک ضرورت است. معمولا تیپ های شخصیتی برونگرا عملکرد بهتری در نقش منشی دارند. ادبیات روزمره منشی معمولا صمیمانه‌تر و ادبیات مسئول دفتر کمی رسمی‌تر است.
سازماندهی یکی دیگر از مهارت های عمومی مهم برای استخدام مسئول دفتر و استخدام منشی در تهران و سایر شهرها است. این افراد مسئول انجام حیطه گسترده‌ای از وظایف در یک زمان مشخص هستند و باید بتوانند کار خود را اولویت بندی کرده و آن را براساس ددلاین‌های مشخص شده پیش ببرند. همچنین افراد شاغل در هر دو موقعیت شغلی باید مهارت‌های نوشتاری و گفتاری خوبی برای نوشتن ایمیل‌های کاری، یادداشت برداری یا آماده کردن صورتجلسه در طول جلسات داشته باشند.
حیطه مسئولیت‌ها و وظایف مسئولان دفتر نسبت به منشی‌ها گسترده‌تر است، بنابراین این افراد نیاز به داشتن مهارت های تخصصی تری مثل مهارت رهبری نیز دارند. مسئولان دفتر ممکن است مسئول نظارت و آموزش سایر کارکنان در بخش خود و همچنین رسیدگی به مسائل و مشکلات پرسنل باشند. همچنین در برخی موارد، تصمیمات مهمی مانند تصویب بودجه و تخصیص منابع نیز برعهده مسئولان دفتر است.
علاوه بر موارد گفته شده، تسلط به فارسی و انگلیسی برای هر دو شغل منشی و مسئول دفتر اهمیت زیادی دارد.
حقوق
معمولا مسئولان دفتر میزان حقوق دریافتی بیشتری در مقایسه با منشی‌ها دارند. هرچند، حقوق دریافتی در هر دو نقش تحت تاثیر صنعت، میزان اعتبار شرکت، شهر محل فعالیت و سابقه کارجو است. در بسیاری از آگهی‌های استخدام منشی در تهران و سایر شهرها، این فرد مسئولیت پیشبرد وظایف مسئول دفتر را نیز برعهده دارد و این نقش‌ها مجزا از هم نیستند. بنابراین، هرچند در اغلب کشورها یک مسئول دفتر حقوق بیشتری در مقایسه با منشی دریافت می‌کند، در ایران معمولا این دو نقش جدا از هم نبوده و میزان حقوق دریافتی آنها تفاوت چندانی باهم ندارد.
جمع‌بندی
اگر آگهی استخدام منشی در تهران و سایر شهرها را جستجو کرده باشید، حتما با عنوان مسئول دفتر نیز مواجه شده‌اید. در بسیاری از آگهی‌های استخدامی، این دو عنوان شغلی مشابه هم در نظر گرفته می‌شوند و منشی، مسئول دفتر نیز محسوب می‌شود. اما این دو نقش چند تفاوت اساسی باهم دارند که معمولا در استخدام شرکت‌های بزرگ نمود پیدا می‌کند. در این مقاله به بررسی تفاوت‌های دو نقش منشی و مسئول دفتر پرداختیم.
