غرفه سازی و نکاتی درباره آن و اجاره تجهیزات نمایشگاهی

غرفه نمایشگاهی محلی است برای ارائه خدمات و نمایش و فروش کالا.طراحی و ساخت و اداره کردن غرفه نمایشگاهی بسیار مهم است و باید به گونه ای طراحی شود که جذابیت بصری داشته باشد و نوع محصولات و خدمات را به نمایش بگذارد.در غرفه سازی نباید تنها به یک بعد توجه کرد و غرفه سازی باید در جهت پیشبرد اهداف و معرفی شخصیت شرکت طراحی شود.

یک غرفه نمایشگاهی باید دارای جذابیت باشد،وضعیت مکانی مناسب داشته باشد،با کالای نمایشی و کالای قابل ارایه هماهنگی و طراحی مناسبی داشته باشد و برای مخاطب و بیننده قابل درک باشد.برای تعیین اندازه مناسب غرفه نمایشگاهی باید تعداد کالا ها و بسیاری از نکات دیگر در نظر گرفته شود و تنها بزرگ و یا کوچک بودن غرفه اهمیت ندارد و برای تعیین اندازه غرفه باید نکات زیر در نظر گرفته شود:

-برای تعیین اندازه غرفه میزان بودجه،تعداد محصولات و هدف از غرفه سازی باید در نظر گرفته شود

-تعداد و اندازه محصولات و روش نمایش آن ها باید در نظر گرفته شود

-از تعداد بازدیدکنندگان و مشتریان اطلاعات کافی کسب کرد و برای ورود و مذاکره با مشتریان و بازدیدکنندگان فضای مناسب در نظر گرفت

-تعداد کارکنان غرفه و وسایل مورد نیاز آن ها باید در نظر گرفته شود

-فضای اختصاصی برای پذیرایی از مشتریان باید در نظر گرفته شود

در غرفه سازی نمایشگاه باید تقسیم بندی فضای غرفه به درستی با توجه به نیاز ها و محدودیت ها و با توجه به اهداف انجام شود تا بتوان از فضای غرفه حداکثر بهره برداری را داشت.در تقسیم بندی فضای غرفه نیز باید به اهداف شرکت و نوع فعالیت شرکت توجه کرد و بر اساس آن فضلی غرفه باید تقسیم بندی شود.و به طور کلی فضای غرفه سازی را می توان به چند بخش به صورت زیر تقسیم بندی کرد:

بخش اطلاعات غرفه:یکی از مهم ترین بخش های غرفه که برای جذب مخاطبان و رسیدن به اهداف شرکت بسیار لازم و ضروری است بخش اطلاعات غرفه است که برای اطلاع رسانی و آشنایی بازدیدکنندگان در ابتدای غرفه تشکیل می شود.در این بخش از بروشور ها و … برای اطلاع رسانی به مخاطبان استفاده می شود و افرادی که در این بخش غرفه حضور دارند باید روابط خوب و قوی با بازدیدکنندگان داشته و با نهایت احترام با آن ها رفتار کنند.

بخش نمایش غرفه:یکی دیگر از ارکان اصلی و مهم غرفه، فضای نمایش غرفه است که در این فضا کالا و خدمات ارائه می شود و بازدیدکنندگان از نزدیک با کارشناس فروش ارتباط برقرار کرده و با محصولات و خدمات آشنا می شوند و اطلاعات تخصصی تر در اختیار بازدیدکنندگان قرار می گیرد. در این بخش می توان فضای نمایش تصویری مناسب طراحی کرد.

بخش مشاوره و مذاکره غرفه:بخش مشاوره و مذاکره مهم ترین نقش در بازاریابی و متقاعد کردن مشتری و فروش کالا و خدمات را دارد.و در این بخش توضیحات کامل و دقیق از توانمندی های شرکت و قابلیت های محصولات در اختیار مشتریان قرار داده می شود وتوافق نامه ها و قرار دادها در اپن بخش انعقاد می شود.این بخش باید امکانات راحت و مناسب داشته باشد.

بخش پشتیبانی غرفه:در این بخش در ناحیه ای که قابل دید است باید مبلمان اداری و بخش پذیرایی در نظر گرفته شود و  بخشی که قابل دید نیست باید فضای استراحت و نگهداری تجهیزات اضافی  باشد.

بخش آموزش غرفه:در صورت وجود فضای کافی بخشی از غرفه نمایشگاهی به آموزش و معرفی شرکت و نحوه ارایه خدمات و محصولات اختصاص داده می شود و در این بخش به صورت رایگان طرز کار اجرایی و تخصصی آموزش داده می شود

به طور کلی فضای غرفه را می توان با توجه به نیاز به بخش های مختلفی تقسیم بندی کرد و به طور کلی برای غرفه سازی و تقسیم بندی فضای غرفه  باید به  نوع خدمات و محصولات و موضوع فعالیت شرکت توجه کرد.

خرید تجهیزات نمایشگاهی یا اجاره تجهیزات نمایشگاهی؟

با توجه به بودجه،برنامه نمایشگاهیريا واستراتژی تجارت شما می توانید تجهیزات نمایشگاهی خود را اجاره کنید و با بخرید.اجاره تجهیزات نمایشگاهی برای زمانی که می خواهید به طور همزمان در دو نمایشگاه شرکت کنید و تنها تجهیزات مورد نیاز برای یک نمایشگاه را دارید انتخاب مناسبی است،در مواقعی که با کمبود بودجه مواجه هستید با اجاره تجهیزات نمایشگاهی می توانید با بودجه بسیار کمتر غرفه  پیشرفته ای داشته باشید.

در مواقعی که تنها می خواهید در یک نمایشگاه شرکت کرده و امتحان کنید اجاره این تجهیزات بسیار مقرون به صرفه است،برای شرکت در نمایشگاه بین المللی هزینه انتفال تجهیزات ممن است بسیار زمان بر باشد و نیاز به هزینه زیادی داشته باشد بنابراین خرید تجهیزات نمایشگاهی مقرون به صرفه نیست،در صورتی که تجهیزات نمایشگاهی را خریداری کنید باید برای نگهداری آن نیز جای مناسبی در نظر بگیرید.

در صورت خرید تجهیزات نمایشگاهی،باید در هر نمایشگاه برای نصب تجهیزات هزینه ای به کارگران پرداخت کنید،برای هر نمایشگاه  باید گرافیک ها را تغییر دهید،برای انبار کردن تجهیزاتت باید هزینه هایی پرداخت کنید،هزینه پیمان کار و حمل و نفل باید پرداحت کنید،اما در صورتی که تجهیزات نمایشگاهی را اجاره کنید نیازی به پرداخت هزینه برای حمل و نقل و … نیست.ابتدا باید کاملا برای نمایشگاه برنامه ریزی کنید و سپس با توجه به شرایط تصمیم بگیرید که تجهیزات نمایشگاهی خود را اجاره کنید یا بخرید.

شما می توانید بخشی از تجهیزات مورد نظر را خریداری کنید و برخی از تجهیزات دیگر را اجاره کنید.شرکت های کوچک می توانند با استفاده از وسایل داخل شرکت و اجاره چند وسیله دیگر در نمایشگاه حضور پیدا کنند.در برخی مواقع ممکن است ترکیبی از خرید و اجاره تجهیزات نمایشگاهی برای شما بسیار مقرون به صرفه تر از اجاره و یا خرید آن باشد.

ابتدا برای غرفه نمایشگاهی خود برنامه ریزی کنید و لیستی از همه تجهیزات و نیروی انسانی مورد نیاز و تمامی کارهای لازم برای غرفه سازی نمایشگاه  تهیه کنید و تا جایی که می توانید با برنامه ریزی درست و با حذف هزینه های اضافی و غیر ضروری،هزینه های خود را کاهش دهید.سپس برای خرید یا اجاره تجهیزات مورد نظرتان برنامه ریزی کنید.اگر برای شرکت در نمایشگاه نیاز به اجاره غرفه نمایشگاهی و یا وسایل و تجهیزات دارید از قبل برای رزرو آن ها اقدام کنید.برای در اختیار داشتن بسیاری از تجهیزات نمایشگاهی نیاز به خرید آن ها ندارید و می توانید با اجاره تجهیزات،آن ها را در اختیار داشته باشید و در غرفه خود از آن ها استفاده کنید.

و یا برای مثال برای استفاده از مبلمان در نمایشگاه می توانید از مبلمان منزل خود در نمایشگاه استفاده کنید واما باید توجه داشته باشید که بسیار مهم است که همه تجهیزات  متناسب با کسب و کار و غرفه شما باشد و در صورتی که مبلمان منزلتان مناسب غرفه نمایشگاهی نباشد می توانید با اجاره مبلمان متناسب با هزینه بسیار کم از آن در غرفه خود استفاده کنید.شما خودتان می توانید غرفه نمایشگاهی خو.د را طراحی  کنید و تنها تجهیزات و لوازم مورد نیاز خود را از شرکت های اجاره تجهیزات نمایشگاهی اجاره کنید و یا می توانید  طراحی و اجرای غرفه نمایشگاهی خود را به آن ها بسپارید.

برای کاهش هزینه های غرفه سازی در صورتی که قبلا در نمایشگاه حضور داشته اید اشتباهات و هزینه های خود را بررسی کنید و در طراحی غرفه جدید آن ها را به حداقل برسانید.البته توجه داشته باشید که  کاهش هزینه به معنی کاهش الزامات مورد نیاز غرفه نیست و کاهش هزینه نباید کیفیت کار شما را نیز کاهش دهد و تنها با حذف تجهیزات و هزینه های اضافی و غیر کاربردی می توانید غرفه ای حرفه ای و با حداقل هزینه داشته باشد.باید توجه داشته باشید که هدفتان از حضور در نمایشگاه  رسیدن به موقعیت بهتر است بنابراین مهم ترین هدف شما باید جذب بازدیدکنندگان و طراحی بسیار خوب غرفه نمایشگاهی باشد.

منبع: تجهیزات نمایشگاهی

پایان رپورتاژ آگهی /